Pressemeddelelsen

pm

Om kommunikation: Den skrevne pressemeddelelse

 

Når budskaber eller oplysninger skal ud, har pressemeddelelser været brugt som redskab siden 1906. Kommunikationsbureauer, kommunikationsfolk og journalister har specialiseret sig i og levet af det i årtier. Og jeg ved af erfaring, at en solid og konstant strøm af rigtig gode pressemeddelelser, der er svær at sige nej til for pressede journalister på redaktionerne, kan føre til medieomtale og solid fremgang.

Men man behøver ikke være uddannet journalist eller kommunikations­konsulent for at lave en god pressemeddelelse. Du kan også gøre det.

En pressemeddelelse kan laves på papir, sende den med posten, faxe den til medierne eller aflevere den direkte. Men de færreste har faxmaskiner nu om dage og brevpost tager tid. Derfor er det mest normale og nemmeste i dag at sende pressemeddelelser i e-mails.

Pas på med hyppigheden. Jeg har lavet omkring tusind pressemeddelelser i mine mange år som informationsmedarbejder og -chef. Men som regel ikke mere end to-tre om ugen. Pas på med ikke at overdrive, hvor ofte du sender pressemeddelelser. Gør det kun, når du har noget relevant nyt.

Mail-adresser

Lad aldrig et medie vide, hvilke andre medier der får pressemeddelelsen. Der er ingen grund til at fortælle dem for tydeligt, at dette er det stik modsatte af den solohistorie, de helst vil have. Gør du det via mail, så brug enten en mail-liste (du kan finde masser af gratis muligheder for mail-lister på nettet i dag), send pressemeddelelsen afsted til et medie ad gangen eller sæt alle mediernes adresser ind Bcc-feltet og din egen email adresse i Til-feltet. Du kan som regel finde mediernes emailadresser på deres hjemmesider.

Send aldrig dine pressemeddelelser til alle mail-adresser, du kan finde. Brug kun hovedadresser på de klart relevante medier (aviser, tv, radio osv.) samt de klart relevante journalister (hvis du kan finde dem). Og hvis nogen svarer, at de ikke vil have dine pressemeddelelser fremover, så fjern dem fra din mailingliste.

Indholdet

En pressemeddelelse skal være kortfattet og klar i sit budskab. Den skal i princippet helst skrives, så den travle journalist kan nøjes med at kopiere indholdet af. Det sker ind i mellem – de kan sågar finde på pænt at spørge om de må det…

Pressemeddelelsen bør indledes med dato, evt. sted og angivelse af at det er en pressemeddelelse – samt evt. hvem den er fra.

Eksempel:

Vallerød, 31. februar 2011

Pressemeddelelse fra Vallerød Biblioteks brugergruppe:

Pressemeddelelsen skal helst rumme en overskrift, en underoverskrift, relevante faktuelle oplysninger, et eller flere citater og kontaktoplysninger.

Overskriften

Vælg med omhu en kortfattet overskrift – helst kun med tre-seks ord. Det er hensigtsmæssigt, hvis du kan fortælle det grundlæggende budskab med disse få ord, da mange læsere kun læser overskriften. Overskriften skal fange journalisternes interesse – og måske genbruger de den til at fange læsernes, lytternes eller seernes interesse. Den skal så vidt muligt være konkret, fortælle nyheden, forklare konflikten eller problemet og vække opsigt. Ordene og ordsammensætningen skal være letfattelig. Men det må gerne være kreativt, anderledes og opfindsomt.

Det skal være tydeligt, at det er overskriften. Gør skriften stor og eventuelt fed.

Eksempel A:

Brugere kræver høring om lukningstruet bibliotek

Eksempel B:

Vallerød Konditori redder liv med fuldkorn

Underoverskriften

Her skal du underbygge eller supplere overskriften med en-to sætninger. Du må helst ikke sige det samme som i overskriften. Journalisten og læseren må ikke tro, at du gentager dig selv og der ikke er mere i historien, end hvad der stod i overskriften. Men du skal helst fastholde fokus på det valgte budskab. Og i en underoverskrift er der mulighed for at sætte et citat ind.

Eksempel A:

– Politikerne bør møde de tusinder af borgere, som rammes, udtaler Kim Karlsen fra Vallerød Biblioteks brugergruppe

Eksempel B:

– Alt andet end kager er nu sundt og lækkert fuldkornsbagværk, udtaler bagermester Mikkelsen

Faktuelle oplysninger

Inden du fortæller dit budskab, bør du altid forklare, hvad det handler om. Du skal gøre det så kortfattet, konkret, klart og forståeligt som muligt. Typisk er det: Hvem har gjort, gør eller vil gøre hvad hvornår. Hvad er de faktuelle konsekvenser af det.

Eksempel A1:

Vallerød Bibliotek skal lukkes til næste år. Det fremgår af et forslag fra kulturudvalget i Storstrup Kommune, som skal behandles i kommunalbestyrelsen den 1. april. Vallerød Bibliotek benyttes af over 3.000 borgere, som nu har nedsat en brugergruppe, der kræver en offentlig høring forud for mødet i kommunalbestyrelsen.

Men der kan også være andre situationer, som f.eks. hvis der har kørt en debat, som der skal reageres på. Så handler det selvfølgelig om både kortfattet at redegøre for sagen og for, hvad der reageres på.

Eksempel A2:

Kulturudvalgsformand Erik Eriksen har i går afvist en høring vedrørende hans forslag om lukning af Vallerød Bibliotek. I pressen har han udtalt at: ”Den selvbestaltede brugerfraktion vildleder med forkerte tal. Virkeligheden viser, at biblioteket næsten ikke bruges mere og er det rigtige sted at spare”.

Vallerød Biblioteks brugergruppe vender sig nu til borgmesteren og opfordrer hende til at gå ind i sagen.

Men det kan også som i bagerhistorien være indledende faktuelle oplysninger som hvornår har hvem gjort hvad. Samt eventuelt yderligere faktuel oplysning efter et citat.

Eksempel B:

1. oktober er boller, franskbrød, rugbrød og flute ikke længere, hvad det før var i Vallerød Konditori på Vallerød Hovedgade. Bagermester Ragnar Mikkelsen har nemlig besluttet at brødet, at mindst halvdelen af mel og korn brødet skal være fuldkorn fremover.

Citater

Medier vil gerne have citater, som gør historien levende og vedkommende. Citater fra navngivne personer. De skal være korte, præcise, relevante, konkrete og kontante. De skal være skarpe.

Det er her, du skal komme med dit budskab. Du skal fatte dig i korthed. Hold det gerne nede på nogle får velvalgte sætninger.

Eksempel A:

– Vi beklager, kulturudvalgsformanden tilsyneladende ikke vil tage os og situtationen alvorligt. Det håber vi, at vi kan få ændret på. Men indtil da, må så gå til borgmesteren af hensyn til de mange brugere af biblioteket, siger Hanne Simonsen, som er talsperson for brugergruppen.

En del af dem er gangbesværede, som har meget stor glæde af stedet. Det vil gå hårdt ud over dem.

Eksempel B:

– Fuldkornsmel giver kun brødet mere smag. Samtidigt redder det liv, da det reducerer risikoen for livstruende sygdomme som kræft, hjertekarsygdomme, diabetes og slagtilfælde med mere end fjerdedel. Og jeg vil gerne beholde min kunder, udtaler bagermesteren.

– Samtidigt kan man så med bedre samvittighed tage en bolle ekstra, da de ikke feder så meget, som det knap så gode hvide brød.

Citater, som du ikke selv har indhentet, skal i øvrigt altid sættes i citationstegn, som vist i Eksempel 2 under Faktuelle oplysninger. Citater, du selv kommer med eller har fået af folk, kan enten sættes i citationstegn eller med talestreg foran. Jeg foretrækker det sidste, da det gør det mere klart, hvad der er egne citater og hvad der er andres citater (typisk hentet fra avisartikler og indslag i radio eller tv).

Kontaktoplysninger og yderligere information

Du skal altid slutte pressemeddelelsen af med dine kontaktoplysninger (telefonnummer og/eller email adresse). Skriv f.eks.:

Ønsker du flere kommentarer eller oplysninger, så kontakt:

Hanne Simonsen, talsperson for brugergruppen, telefon 99 99 99 99 / hannesimon@gmail.kom

eller

Ønsker du flere kommentarer eller oplysninger, så kontakt:

Bagermester Ragnar Mikkelsen, Vallerød Konditori, Vallerød Hovedgade 3, telefon 99 99 99 98 / mail@vallerodkonditori.dk

Og glem ikke, at ringe tilbage, hvis en journalist efterfølgende forsøger at kontakte dig.

Herudover kan du eventuelt tilføje adresser på hjemmesider, der fortæller yderligere om sagen/emner (f.eks. hvis brugergruppen har en hjemmeside, hvis et medie tidligere har beskæftiget sig med sagen, hvis konditoriet har en hjemmeside eller links til videnskabelige rapporter der bekræfter, at fuldkorn mindsker risikoen for livstruende sygdomme).

Husk altså:

  • Malingliste
  • Overskrift
  • Underoverskrift
  • Forklarende faktuel tekst
  • Citat
  • Kontaktoplysninger