Skal årsmøder være hemmelige eller frem i lyset?

Få årsmødet i medierne

GUIDE Inden denne dag er gået, har der været afholdt generalforsamling eller årsmøde en lang række steder rundt om i landet. Vi ved det bare ikke. I hvert fald i de fleste tilfælde. Men med en lille overskuelig indsats kan foreninger få mere positiv og værdifuld synlighed som kan give flere medlemmer og større opbakning i samfundet. Hvorfor gå glip af det?

 

Gennemsnitligt afholdes der hver dag over 200 af årsmøder og generalforsamlinger i idrætsforeninger, grundejerforeninger, vælgerforeninger, humanitære foreninger og mange andre foreninger. Danmark har nemlig over 80.000 lokale og regionale foreninger, kredse og lokalafdelinger af landsorganisationer med langt over en million aktive medlemmer. Foreninger og medlemmer der gør en positiv forskel i samfundet. Men hvis det forholder sig, som det gør i de foreninger, jeg kender, så er det kun en ubetydelig brøkdel af årsmøderne, der omtales i medierne.

Jeg har siddet på lokalredaktionen af et lokalt dagblad og på en lokal ugeavis. Det var altid godt, når lokale foreninger fortalte, at de holdt årsmøde, skulle vælge formand, diskutere forslag til spændende aktiviteter, havde fået mange nye medlemmer eller andet. Nogle gange blev det til små noter og omtale i kalenderen. Andre gange til regulære artikler med et godt billede til. Og dem jeg kender på regionale tv- og radiostationer er lige så glade for oplysninger om årsmøder og generalforsamlinger.

En note eller en artikel i det lokale dagblad vil typisk fylde lige så meget som en annonce til mellem 250 og 1.500 kroner. Og bliver det til en større artikel med billede vil den fylde endnu mere. Har man først lavet en pressemeddelelse, tager det ikke mange sekunder ekstra at sende den til den lokale ugeavis og den regionale tv- og radiostation – og få endnu mere værdifuld synlighed. Og synlighed i medierne kan vise en levende forening frem overfor medlemmer, potentielle medlemmer, sponsorer og samarbejdspartnere. Det styrker med andre ord foreningen.

Men hvad skal der egentlig til for at få omtalen? I de fleste tilfælde kan det klares med to kortfattede og klare pressemeddelelser: Foromtalen og reportagen fra selve begivenheden.

De behøver ikke at tage mere end højst end time at lave, når du har styr på de vigtige detaljer som hvem, hvornår og hvor. Og de kan ofte laves på kortere tid.

 

Foromtale

Den første pressemeddelelse er det bedst at få sendt i passende god tid inden begivenheden finder sted. Helst gerne omkring to uger inden, så du sikrer muligheden for omtale i den lokale ugeavis (de når som regel ud til langt flere end andre medier gør i deres udgivelsesområde).

Ugeaviser har ofte deadlines flere dage før udgivelse. De andre medier – dagblade, radio, tv og nyhedsportaler) har deadline med tættere på udgivelsen, men generes ikke af at få det i god tid.

Tænk igennem, hvad der er det allervigtigste budskab for din forening, og hvad du vil have nævnt. Men husk, at det du synes er interessant, måske ikke er interessant for folk udenfor din forening. Tænk på dine naboer: Hvad kunne få dem til at læse en artikel om din forening?

Og hav styr på alle relevante kontaktoplysninger (navne, email adresser og telefonnumre) på de lokale medier (lokale dagblade, ugeaviser, radio, tv og netportaler).

Vær også opmærksom på lokale Facebook-grupper. Det kræver en smule ekstra tid, at lave den kortfattede og komprimerede tekst hertil. Men opslag på Facebook kan nå ud til rigtig mange mennesker og har stor betydning for, hvor de orienterer sig.

Pressemeddelelsen skal indeholde:

  • En kortfattet overskrift der fortæller det vigtigste budskab med få og fængende ord.
  • En underoverskrift der underbygger og/eller supplerer overskriften uden at bruge de samme ord.
  • En hovedtekst der fortæller præcis, hvor og hvornår årsmødet finder sted.
    Tilføj evt. et citat på en sætning eller to fra, hvad foreningens formand vil sige på mødet.
    Fortæl hvad der skal ske i retning af valg til ledelsesposter. Og fortæl også gerne andre ting, som der får foreningen til at fremtræde positivt som fx hvis medlemstallet er pænt, hvis det er stigende eller hvis foreningen i det forløbne år har lavet eller opnået noget godt.
  • Kontaktoplysninger (placeret nederst) til dig selv og/eller andre relevante kontaktpersoner (som fx formanden) med fx tittel, navn, telefonnummer og e-mail adresse, hvor journalisten kan få flere oplysninger eller kommentarer.

Husk at læse korrektur på den, inden du sender den afsted. Eller endnu bedre: Få en anden til at gøre det. Vi overser ofte selv vores egne fejl i tekster.

 

Når selve årsmødet har fundet sted

Efter årsmødet kan du lave en pressemeddelelse der grundlæggende er bygget op som den ovenfor. Den skal naturligvis bare have fokus på, hvad der skete på årsmødet: Hvem blev udpeget og valgt samt hvilke aktiviteter og forslag blev vedtaget. Nævn fremmødet, hvis det er positivt.

Du kan forberede pressemeddelelsen, inden mødet starter og evt. rette den til, når mødet er overstået. Læs korrektur på den, når du er færdig. Men sørg for at få den afsted hurtigst muligt. Helst samme aften, som begivenheden har fundet sted. De fleste medier er ikke begejstret for gamle nyheder.

Det er en rigtig god ide at tage eller få taget et eller to gode digitale billeder fra begivenheden – fx et af forsamlingen under debatten eller et af en nyvalgt/genvalgt formand. Send det med, hvis der ikke har været en fotograf forbi. Det øger sandsynligheden for, at din pressemeddelelse bliver bragt og set.

Husk: Send også pressemeddelelser og billeder til landssekretariatet i din organisation. Det vil de sætte pris på.

PS En del organisationsfolk kan nikke genkendende til meget af det ovenstående. Men det er mit indtryk, at en lille guide som denne vil være velkommen hos mange aktive ildsjæle i dagens Danmark. Det vil gavne alle – foreningerne, medlemmerne, medierne og samfundet – hvis I får det gjort.

Og tænk på, at en time brugt på en god pressemeddelelse nemt kan give positiv synlighed, der fylder lige så meget som annoncer/reklamer til et firecifret beløb … samt flere nye medlemmer, bedre omdømme i lokalsamfundet og meget andet som bonus.